آنچه باید در مورد خودکار سازی اداری و اتوماسیون بدانید

آنچه باید در مورد خودکار سازی اداری و اتوماسیون بدانید

با پیشرفت علم و تکنولوژی شاهد این بودیم که روال کار در اداره ها تغییر پیدا کرد، نرم افزارها به دنیای کار وارد شدند و بسیاری از کارها را ساده کردند، خودکاری سازی اداری و اتوماسیون اگر چه مزیت های بسیاری دارد، اما نیازمند اطلاعات دقیقی است که در ادامه قصد داریم در رابطه با آن بحث کرده و مطالبی را بیان کنیم.

نرم افزار اموال و دارایی های ثابت

در بازار کار یکی از مهم ترین مواردی که باید به آن توجه داشته باشید، مدیریت و نگهداری از اموالی است که در اختیار شما قرار دارد. از این رو به شما توصیه می کنیم که با نرم افزار حسابداری اموال و دارایی های ثابت مدیریت و البته حسابداری این اموال را ساده تر کنید. شما می توانید کلیه اموال سازمان و اداره خود را در این نرم افزار ثبت کنید.

به این موضوع توجه کنید که در یک نرم افزار حسابداری انبار باید نیاز های مربوط به استهلاک پیش از موعد اموال، فروش اموال و همچنین تعمیر آن ها هم محاسبه شود. در این حالت می توانیم نرم افزاری را ایده آل دانسته و از آن برای رفع نیاز های خود استفاده کنیم.

بخش های نرم افزار اموال و دارایی های ثابت

یک نرم افزار اموال و دارایی های ثابت برای آن که بتواند نیازهار کاربران را برطرف کند، بخش های مختلفی دارد که در ادامه آن را شرح می دهیم؛

• اطلاعات پایه اموال، شامل قوانین استهلاک، انواع خرید و حداقل مبلغ اموال است.
• دارایی ها، در این بخض آدرس دقیق املاک، تعمیرات و استهلاک آن وارد می شود.
• فهرست اموال، برای دسترسی سریع به اموال مورد استفاده قرار می گیرید.
• برچسب اموال، در بسیاری از سازمان ها بر روی اموال خود برچسب هایی می زنند.
• مدیریت صدور اسناد حسابداری، اسناد دارایی های سازمان با استفاده از این بخش مدیریت و پیگیری می شوند.
• گزارش های اموال، در یک نرم افزار مدیریت انبار ایده آل گزارش های متنوعی وجود دارد؛
• گزارش هزینه اسهلاک اموال
• گزارش فهرست اموال
• گزارش اموال موجود در یک اتاق
• فهرسته دارایی هایی که به فروش رفته است.
• گزارش تغییراتی که دارایی ها داشته اند.
• گزارش پویایی از اموال

یک نرم افزار اموال و دارایی های ثابت با توجه به بخش های فوق می تواند نیاز کاربران را برطرف کند، از این رو به شما توصیه می کنیم که به این بخش های مختلف توجه کافی داشته باشید.

سیستم خرید و تدارکات داخلی

خرید در هر سازمانی اهمیت بالایی دارد و به همین دلیل بخشی به نام تدارکات در هر سازمان وجود دارد. اینکه شما به موقع به کالا و خدماتی که نیاز دارید، دسترسی داشته باشید، کالای خاصی را انبار نکنید و البته بهترین خرید ممکن را داشته باشید، اهمیت بالایی دارد و از این رو نرم افزار دریافت و پرداخت به کمک شما می آید.

هر سازمان بخش های مختلفی دارد. به عنوان مثال بخش های حسابداری و مالی، انبارداری، طراحی، تولید، پرسنلی، انبارداری و… از بخش های یک سازمان به حساب می آیند و تدارکات و خرید به موقع بر روی فعالیت تمام این بخش ها تاثیر می گذارد. از آن جایی که در سازمان های بزرگ مدیریت تدارکات کمی سخت خواهد بود، انتخاب یک سیستم سیستم خرید و تدارکات داخلی مناسب می تواند کمک بسیار خوبی به شما باشد.

مزیت های سیستم خرید و تدارکات داخلی

استفاده از هر سیستمی باعث می شود که کارها برای شما با سرعت بیشتری انجام شود، اما در ادامه قصد داریم مزیت استفاده از سیستم خرید و تدارکات داخلی را به طور کامل شرح دهیم.

• تدارکات و خرید یک سازمان به صورت اتوماتیک پیگیری می شود و این مزیت بزرگی به حساب می آید، هنگامی که یک فرآیند به صورت خودکار و اتوماتیک انجام شود، مدیران نظارتی عملکرد بهتری خواهند داشت.
• تمام اطلاعاتی که نیاز دارید، در همان ابتدا به صورت کامل ثبت می شود، این موضوع در آینده می تواند برای شما اهمیت بسیاری داشته باشد.
• یک سیستم به شما راه حلی قطعی و دقیق ارائه می دهد، این راه حل باعث می شود که در سازمان شما یکپارچی وجود داشته باشد. لازم به ذکر است که این یکپارچگی در بین سازمان، فروشندگان و دیگر تامین کنندگان هم وجود خواهد داشت.
• استفاده از نرم افزار حسابداری و سیستم خرید و تدارکات داخلی باعث می شود که کارها با سرعت بیشتری انجام شود و این موضوع در سازمان های بزرگ اهمیت بیشتری دارد.

سیستم مدیریت زنجیره تامین

در یک سیستم مدیریت زنجیره تامین شاهد این هستیم که کالا و خدمات به طور دقیق پیگیری می شوند، یعنی از هنگامی که یک کالا یا خدمات به در نقطه صفر (شروع) هستند، تا هنگامی که به مقصد نهایی می رسند، تحت نظارت و البته مدیریت این سیستم خواهند بود. این موضوع باعث می شود که در یک سازمان مدیریت بهتر و ساده تر انجام شود.

به این موضوع توجه کنید که یک سیستم مدیریت زنجیره تامین شامل تمام فعالیت های یک سازمان می شود. یعنی فعالیت های مربوط به تولید، تدارکات، حمل و نقل، انبار داری، مدیریت انبار و حمل و نقل و… به سیستم مدیریت زنجیره تامین مرتبط خواهد بود. از این رو به سادگی می توان اهمیت آن را در یک سازمان دانست.

بخش های یک سیستم مدیریت زنجیره تامین

یک سیستم سیستم مدیریت زنجیره تامین شامل اطلاعات و بخش ها و اطلاعاتی است که در ادامه ذکر می کنیم.

• دسته بندی مواد
• ایجاد محصول
• انجام سفارشات
• جمع آوری اطلاعات، اطلاعات از تولید کنندگان، عمده فروشان، کسانی که خدمات حمل و نقل را ارائه می دهند، خرده فروشان و… جمع آوری خواهد شد.

در نهایت به شما پیشنهاد می دهیم که برای خودکار سازی و اتوماسیون اداری باید به نکات مهمی توجه داشته باشید و مواردی که در بالا به آن اشاره کردیم، تنها بخشی از آن ها می باشد. از این رو برای بهتر انجام دادن فرآیند اتوماسیون و خودکار سازی در سازمان خود همین الآن با کارشناس های پویا سافت تماس بگیرید.

نرم افزار دريافت و پرداخت

نرم افزارهای دریافت و پرداخت، وضعیت نقدینگی یک سازمان و یا یک کسب و کار را به صورتی کاملا بهینه سازی شده، همراه با تجزیه و تحلیل های با دقت محساباتی بالا و با کم‌ترین درصد خطای ممکن در اختیار مدیران سازمان‌ها و کسب و کارها قرار می‌دهند.

نرم افزارهای دریافت و پرداخت حقیقتا ابزارهای بسیار کاربردی و دقیقی هستند که در قسمت های حسابداری مجموعه‌ها و سازمان‌ها به کار گرفته می شوند. این نرم افزارها کاربردهای بسیار زیادی در بخش های مالی دارند و کمک بسیار بزرگی برای مدیران این مجموعه ها هستند.

مدیریت اطلاعات مرتبط با اسناد دریافتی و پرداختی سازمان یا کسب و کار، مدیریت ضمانت های مرتبط با قراردادهای سازمان یا کسب و کار، مدیریت تنخواه های ماهیانه و سالیانه سازمان یا کسب و کار و موارد دیگر، از وظایف و کارکردهای نرم افزارهای دریافت و پرداخت هستند.

نکته قابل توجه دیگر این است که نرم افزارهای دریافت و پرداخت این قابلیت را دارند که بیشتر این وظایف را به صورتی کاملا اتوماتیک و بدون خطا پیش برده و به سرانجام برسانند.

این روزها بخش بزرگی از عملیات اقتصادی و تجاری شرکت ها، به شکلی غیرنقدی و اعتباری انجام می شود و از سوی دیگر دست یابی به وجه نقد و مدیریت نقدینگی نیز به یکی از نیازهای مهم شرکت ها تبدیل شده است.
همچنین یکی از مهم ترین مواردی که می توان گفت حقیقتا بی توجهی به آن نابودی و شکست یک کسب و کار و یک سازمان را به همراه می آورد، مدیریت صحیح جریان گردش پول نقد و چک دریافتی و پرداختی می باشد.
از این رو می توان به کمک یک نرم افزار دریافت و پرداخت به راحتی کلیه دریافت‌ها و پرداخت ها به انضمام عملیات مربوط به صدور چک را انجام داد.

کاربرد نرم افزارهای حسابداری و انواع آن

نرم افزارهای حسابداری آن دسته از برنامه‌های کاربردی کامپیوتری هستند که باید به صورت اتوماتیک، امور مالی سازمان‌‎ها را مدیریت کنند. این نرم افزارها به حسابداران و سایر مدیران مالی کمک می‎کنند که کارهای حسابداری خودشان را مدیریت و بهینه‌‎سازی کنند. هنگامی که می‌‎خواهید یک نرم افزار حسابداری تهیه کنید؛ باید با توجه به نیاز خود یک برنامه‌ی مناسب را تهیه کنید. برای مثال برخی شرکت‌ها در حوزه بازرگانی فعالیت می‌کنند؛ بنابراین باید نرم‌افزاری را تهیه کنند که دقیقاً متناسب به نیاز یک شرکت بازرگانی و ابعاد کاری آن‎ها باشد.

نرم افزار حسابداری بازرگانی

نرم افزار حسابداری بازرگانی، فرآیند حسابداری بازرگانی همچون انبارداری را تسهیل می‌بخشد، به موجودی و خواب هر کالا سر و سامان می‌بخشد، همچنین در ارائه گزارشات مدیریتی با دقت و صحت بالا عمل می‌کند.

نرم افزار حسابداری تولیدی

حسابداران شرکت‌های تولیدی به علت زمان سنجی و در اختیار داشتن فرمول‌های بسیار تولیدی باید با نرم‌افزاری کار کنند که با سرعت و دقت امکانات مورد نیاز را به آن‌ها ارائه کند. نرم افزارهای حسابداری تولیدی با امکانات مناسب در این بخش به شرکت های مختلف کمک می کند.

نرم افزار حسابداری پیمانکاری

شرکت‌های پیمانکاری به لحاظ ارتباطاتی که در هر پروژه با تعدادی کارفرما دارند باید بتوانند حساب‌ها را به تفکیک پرداخت کنند و از صفر تا صد قراردادها را به درستی مدیریت کنند. بنابراین داشتن یک نرم افزار حسابداری پیمانکاری دقیق که در محاسبه بهای تمام شده هر پروژه، سود و زیان و هر آنچه که به تکمیل فرآیند پیمانکاری کمک می‌کند، ضرورت دارد.

نرم افزار حسابداری خدماتی

شرکت‌های خدماتی عموماً در قبال خدمتی که به مشتریان ارائه می‌کنند؛ حق الزحمه دریافت می‌کنند. در حقیقت این شرکت‌ها، بدون ماده اولیه و با هزینه کردن خرید و وسایل مورد نیاز، خدمت ارائه کرده و کسب درآمد و سود می‌کنند.

فعالیت‌های حسابداری در شرکت‌های خدماتی، اموری همچون فعالیت در خصوص خرید دارایی، ایجاد بدهی و یا افزایش سرمایه است و تهیه یک نرم افزار حسابداری خدماتی جامع و دقیق برای مدیریت حساب‌ها اهمیت زیادی دارد.

نرم افزار حسابداری فروشگاهی

یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی دقیق در مدیریت و ساماندهی حساب‌ها به فروشگاه‌داران کمک می‌کند. با استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی، شما می‌توانید عملیات‌های خرید و فروش و دریافت و پراخت، کنترل موجودی کالا و ارتباط با توزیع‌کنندگان را به راحتی مدیریت کنید.

نرم افزار حسابداری آنلاین

نرم افزار حسابداری آنلاین یا همان ابری امروزه در دنیای تکنولوژی و دورکاری، کاربرد بسیاری دارد. این نرم افزار به کاربران اجازه می‌دهد در هر نقطه‌ای از دنیا که به اطلاعات مورد نیازشان دسترسی داشته و حسابداری شرکتشان را انجام دهند.

نرم افزار حسابداری شخصی

نرم افزار حسابداری شخصی به صورت اپلیکیشن‌هایی است که می‌توان در آن به سادگی دخل و خرج روزمره‎تان را وارد کرده و حساب‌وکتابتان را مدیریت کنید این اپلیکیشن‌ها به راحتی به حساب‌های بانکی شخصیتان متصل می‌شود و شما می‌توانید گزارش خلاصه‌ای از مجموعه حساب‌های خرج‌شده شخصیتان تهیه کنید.

برگرفته از وب سایت شرکت طرح اندیشان پویا با ۱۸ سال سابقه درخشان در صنعت نرم افزارهای مالی ایران از جمله نرم افزار حقوق و دستمزد به آدرس اینترنتی پویا سافت https://puyasoft.com/